Si tienes una tienda online WooCommerce en Colombia y recibiste algún mensaje de la DIAN o tu contador te mencionó la Factura Electrónica, este articulo te va a interesar por que te voy a explicar que significa para tu tienda, si estas obligado a presentarla y cómo configurarlo en tu eCommerce sin romper nada.
Tabla de contenido
- Que es la factura electronica en Colombia?
- Cómo empresa estas obligado a facturar electrónicamente con tu tienda WooCommerce?
- La factura electrónica vs documento equivalente POS electrónico en WooCommerce
- Cómo funciona la facturación electrónica en una tienda WooCommerce
- Necesitas estar habilitado como facturador electrónico ante la DIAN (código 52)
- Elegir el proveedor tecnológico: Alegra vs Siigo
- Agregar el campo NIT ó Cédula al checkout de WooCommerce
- Configurar el IVA correctamente en WooCommerce
- Algunos errores comunes al configurar la facturación electrónica en WooCommerce
- Algunas preguntas frecuentes de mis clientes en las consultorías
Que es la factura electronica en Colombia?
Este es un documento digital que soporta la venta de bienes o servicios en Colombia, su implementación comenzó de manera gradual desde el año 2015. Este documento tiene la misma validez legal que la factura de papel a la que ya estamos acostumbrados pero se genera, transmite y almacena de forma electronica utilizando un software avalado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) de Colombia.
Cómo empresa estas obligado a facturar electrónicamente con tu tienda WooCommerce?
La DIAN nos dice claramente quienes estan obligados y quienes no a facturar electronicamente:
Quienes estan obligados?
Basándoos en el artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023,(pag. 14 pdf) «todo responsable de facturar, deberá hacerlo electrónicamente. Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:”
- Personas Jurídicas.
- Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
- Los responsables el Impuesto Nacional al Consumo (INC).
- Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3500 (~$183.3 millones/anuales) Unidades de Valor Tributario (UVT), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
- Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos (Decreto 358 de 2020 Artículo 1.6.1.4.2)
- Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
Quienes están exentos?
¿Quiénes no están obligados a facturar o expedir documento equivalente? Esto indica el Artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023.
- Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento
- Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades
- Personas naturales no responsables de IVA o Impuesto al consumo
- Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
- Asalariados y pensionados.
- Prestadores de servicios desde el exterior.
- Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, con ingresos inferiores a 3.500 UVT
- Juntas de Acción Comunal (JAC), siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el Impuesto sobre las Ventas (IVA)
Estas son las excepciones a facturar electrónicamente, si tu actividad se encuentra en una de las anteriores no estas obligado, de lo contrario aquí te explico como hacerlo manteniendo el control en automático con tu tienda online.
Recuerda que si no facturas electrónicamente estando obligado puedes obtener sanciones tributarias proporcionales al valor no facturado correctamente según (Art. 651 del Estatuto Tributario)
Cómo verifico si estoy obligado hacerlo?
No necesitas esperar a que tu contador te lo diga, tu RUT (Registro Unico Tributario) te puede ayudar a verificar si estas obligado o no, probablemente te tardará menos de 3 minutos en consultarlo.
- Ingresa a la pagina de https://muisca.dian.gov.co/ e inicia sesión con tu NIT o CC y contraseña.
- Luego de ingresar, da clic en la sección Obtener copia RUT para descargarlo.
- Dentro de tu RUT (PDF) busca la sección «53 – Responsabilidades y calidades tributarias”
- En esa sección veras las responsabilidades que tienes actualmente con la DIAN
Los codigos indican si estas o no obligado a facturar:
| Código | Descripción |
|---|---|
| 49 | No responsable de IVA |
| 05 | Responsable del IVA – obligado a facturar electrónicamente |
| 48 | Responsable del Impuesto Nacional al Consumo |
| 52 | Facturador electrónico – ya habilitado |
Estos son solo alguno de los códigos que puede mostrar tu RUT dependiendo de tu actividad. Si ves el código 05 estas obligado a facturar y ademas el 52, ya estas habilitado y solo necesitas configurar tu tienda para facturar electrónicamente.
Si no tienes acceso a tu RUT puedes solicitar una copia actualizada de el directamente en cualquier oficina de la DIAN de tu ciudad o generarla desde el portal MUISCA sin costo.
La factura electrónica vs documento equivalente POS electrónico en WooCommerce
Desde 2024 las facturas físicas fueron remplazados lo que nos da al día de hoy dos documentos legales distintos dependiendo del tipo de comprador si el o ella lo requieren.
Factura electronica de venta (nuestro tema principal)
- Se genera cuando el comprador lo solicita por que necesita un soporte fiscal legal, es ideal para las personas con (empresa, persona natural con actividad comercial, alguien que tiene su NIT) y que al momento de realizar su declaración de renta puede agregarlos como gastos en su declaración de impuestos
- Esto obviamente requiere el NIT o Cédula del comprador
- Esta es validada en tiempo real con la DIAN y genera un CUFE (Código Único de Factura Electrónica)
Recibo o documento electrónico POS (Point of sale)
Para no confundirnos, podemos decir que esta es la misma factura física de toda la vida pero electronica.
- Se emite para el consumidor final que no necesita factura (persona natural sin actividad comercial, persona de a pie)
- No requiere NIT del comprador
- Es obligatorio para transacciones superiores a 5 UVT (~$235.000 COP en 2026)
Tener el conocimiento de esto es de vital importancia para nuestro eCommerce, ya que lo ideal sera preguntarle al comprador en el formulario de checkout o pago si necesita una factura con NIT (para el primer caso) y así generarle la factura electronica con los datos fiscales completos, si no generar el documento equivalente POS electrónico automáticamente.
Cómo funciona la facturación electrónica en una tienda WooCommerce
Gracias a la tecnología de WordPress y WooCommerce podemos automatizar estos procesos para hacernos la vida mas fácil, pero básicamente conectaremos nuestra solución de tienda online con un proveedor tecnológico previamente habilitado por la DIAN.
Nuestro flujo completo en 5 simples pasos
Intentare simplificar el flujo de la facturación electrónica en solo 5 pasos:
- Nuestro cliente compra en nuestra tienda WooCommerce y completa el pago
- WooCommerce por medio del provedor(plugin) captura los datos del pedido, comprador, producto, IVA…etc
- Se genera un XML en formato UBL y lo envia al provedor technologio (Alegra, Siigo… etc)
- El proveedor valida la factura con la DIAN en tiempo real y devuelve el CUFE
- La factura legal llega al cliente ya validada via email en formato PDF y XML
Recuerda que el proveedor tecnologico es simplemente el puente entre nuestro sistema de ventas (WooCommece) y la DIAN, este fue previamente avalado por esta misma entidad.
Qué necesitas antes de empezar
Aquí te muestro una lista de chequeo de lo que necesitas para empezar. a facturar electrónicamente si tienes una tienda online con WordPress y WooCommerce:
- RUT activo con responsabiiidad de IVA ya registrada
- Estar habilitado como facturador electrónico en la DIAN,(https://muisca.dian.gov.co/)
- Tener ya una cuenta activa con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN (Alegra o Siigo)
- Haber instalado y configurado el provedor por medio de su plugin en WooCommerce
- Habilitar en el formulario de checkout el campo de NIT o Cédula para generar la factura electronica en dado caso.
Necesitas estar habilitado como facturador electrónico ante la DIAN (código 52)
El tener los códigos 05 o 48 activos en tu RUT no es suficiente para comenzar a facturar electrónicamente, debes de tener habilitado también el código 52 que es el cual te habilita para facturar, sin este en tu RUT no puedes comenzar de manera electronica.
Si actualmente este no aparece en tu RUT te explico como obtenerlo:
- Ve a https://www.dian.gov.co/
- En Temas de interés busca Faturación Electrónica → Habilitación
- Se abre una nueva ventana, selecciona Empresa o Persona dependiendo de tu caso
- Realiza el login con tu datos personales Cédula o Nit
- Se te enviará un Token de acceso a tu email para ingresar con una duración de 60 minutos
- En la barra de menu izquierda busca Registro y habilitación → Documentos electrónicos
- Por lo general solo te solicitara agregar tu email y pulsa en el boton Registrar
- Al aprobar, tu RUT se actualiza con la nueva responsabilidad (código 52) de facturación electrónica activa
La DIAN te exige enviar un conjunto de facturas de prueba antes de comenzar en production, pero tranquilo tu proveedor te ayudara en el proceso desde su misma plataforma.
Este proceso entre aprobaciones y pruebas puede durar entre 1 a 3 dependiendo de la DIAN y nuestras respuestas, despues de todo esto ya estas listo para facturar electrónicamente desde WooCommerce.
Recuerda tener tu RUT actualizado en todo sentido, direccion, actividad economica, nombre, etc, estos pueden ser causantes de errores en el camino.
Elegir el proveedor tecnológico: Alegra vs Siigo
Como ya lo mencione anteriormente necesitas un puente para conectarte a la DIAN, estos son los proveedores tecnológicos ya previamente aprobados por esta misma. Existen diferentes empresas que ya lo hacen pero en este caso nos centraremos en solo dos (Alegra y Siigo) los cuales considero los mas estables, con garantías, buen soporte técnico (documentación) y con integración real para WooCommerce, pero se libre de escoger cualquier otro que se acomode o cumpla tus necesidades.
Este proveedor sera el encargado de validar tus facturas con la DIAN en tiempo real y garantizar que se cumplan en el formato UBL 2.1 exigido.
Alegra – Recomendado si no tienes sistema contable previo
Alegra se ha convertido en una de las soluciones mas completas para negocios, cuenta con soluciones para contabilidad, facturación, inventario, nomina, entre otros. Este lo recomiendo si estas comenzando y todavía no dispones de un sistema contable previo, es el mas fácil de implementar si tienes una tienda en WooCommerce.
Para comenzar a integrar la plataforma Alegra con tu tienda online WooCommerce vas a necesitar el plugin llamado Alegra Sync que contiene la integracion nativa para WoCommerce y lo puede conseguir desde la página oficial del plugin, instalalo desde Plugins → Añadir plugin.
Su configuración es 100% visual por lo cual no necesitas tener conocimiento de código y solo debes de seguir los pasos.
Este plugin te ayudara a agregar el campo de NIT o Cédula en automático si así lo deseas, aunque luego te explico como hacerlo de otras maneras si el diseño no te gusta.
Crea notas de credito, devoluciones, sincroniza productos e inventario con WooCommerce de manera automatica.
Siigo – Recomendado si ya usas Siigo para contabilidad
Siigo sigue siendo el software contable más usado en Colombia, si ya lo utilizas para la contabilidad en general conectarlo con WooCommerce en lugar de pagar un sistema adicional.
A diferencia de Alegra, Siigo no tiene un plugin oficial para WooCommerce. La integración se realiza directamente a través de su API REST, lo que permite automatizar la generación de facturas, sincronizar productos e inventario y enviar los documentos a la DIAN automáticamente al completar cada pedido.
Esta integración requiere desarrollo personalizado, no es algo que instales desde WordPress en 5 minutos. Si ya usas Siigo y quieres conectarlo con tu tienda WooCommerce, es el tipo de trabajo que requiere un desarrollador con experiencia en ambas plataformas.
¿Necesitas esta integración? Puedo ayudarte a implementarla. Reserva una sesión de 30 minutos y evaluamos tu caso específico. → https://cal.com/andres-vega/30min-sp
Qué verificar en cualquier proveedor antes de contratar?
Si prefieres usar otro proveedor distinto de los anteriores te muestro que debes de evaluar antes de contratarlo:
- Revisa que el Plugin sea nativo o este bien documentado para WooCommerce
- Que genere factura automática al completar el pedido
- Debe soportar documento equivalente POS electrónico además de factura
- Genera notas de crédito en devoluciones de WooCommerce
- Permite agregar campo NIT/cédula al formulario de checkout
- DEBE de ser un proveedor tecnológico autorizado directamente por la DIAN
- Tener actualizaciones del plugin por lo menos de los ultimos 6 meses
- Soporte en español en horario colombiano
¿Ya usas Siigo para tu contabilidad? Si sí → Siigo. Si no → Usa Alegra.
Agregar el campo NIT ó Cédula al checkout de WooCommerce
WooCommerce en su formulario de checkout regular no viene con el campo de NIT ó Cédula por defecto, pero la factura electrónica la requiere obligatoriamente para identificar a nuestro cliente, sin este campo el plugin no puede generar la factura correctamente.
Tres formas de agregar el campo: plugin, Alegra automático, o código
El plugin lo agrega automáticamente (la más fácil)
Alegra Sync agrega el campo automáticamente al activar el plugin. Si el plugin que elegiste lo hace solo, no necesitas nada más. Verifica en una compra de prueba que el campo aparece antes de entrar en producción.
Con un plugin de campos de checkout
Si el proveedor no agrega el campo automáticamente, puedes usar Checkout Field Editor for WooCommerce un plugin gratuito en el repositorio de plugins de WordPress para agregar campos personalizados como el NIT ó cédula manualmente sin tocar código.
Desde el functions.php de tu plantilla Si eres un poco curioso del coding, puedes intentar crearlo de manera manual utilizando ciertos Hooks de WooCommerce de la siguiente manera.
// Agregar campo NIT/cédula al checkout de WooCommerce
add_action( 'woocommerce_after_checkout_billing_form', 'agregar_campo_nit_checkout' );
function agregar_campo_nit_checkout( $checkout ) {
woocommerce_form_field( 'billing_nit', array(
'type' => 'text',
'class' => array( 'form-row-wide' ),
'label' => 'NIT o Cédula (para factura electrónica)',
'placeholder' => 'Ej: 9001234567-1',
'required' => false,
), $checkout->get_value( 'billing_nit' ) );
}
// Guardar el campo en el pedido
add_action( 'woocommerce_checkout_update_order_meta', 'guardar_campo_nit_pedido' );
function guardar_campo_nit_pedido( $order_id ) {
if ( ! empty( $_POST['billing_nit'] ) ) {
update_post_meta( $order_id, '_billing_nit', sanitize_text_field( $_POST['billing_nit'] ) );
}
}El campo de NIT no debe de ser obligatorio para todos los compradores, si el consumidor final no necesita factura electrónica no es necesario que llene ese campo. Una buena lógica seria: campo opcional, el plugin detecta si fue llenado para decidir si genera factura electronica o documento equivalente POS.
Configurar el IVA correctamente en WooCommerce
Como en cualquier otro país (no es solo Colombia) los impuestos hacen parte de cada compra, en Colombia el IVA (Impuesto al Valor Agregado) es incluido en el precio final de cada compra, configurar esto en WooCommerce correctamente ayuda a tener claridad en cada factura y a evitar enviar facturas invalidas a la DIAN. Como configurarlo es nuestro siguiente tema.
IVA 19%, exentos y excluidos, cómo diferenciarlos
WooCommerce en su configuración ya integra una sección de impuestos, muy fácil de implementar dependiendo del tipo de impuestos que desees configurar, recuerda que WooCommerce es una plataforma global y los porcentajes de impuestos varian entre cada país.
Encontrar la sección de impuestos es muy fácil, solo debes de ir a WooCommerce → Ajustes → Impuestos
En Colombia los productos y servicios se clasifican en:
- Gravados: sujetos al 19% o al 5%
- Exentos: tarifa del 0% con derecho a devolución
- Excluidos no causan el impuesto.
Luego de crear las diferentes clases de impuesto, puedes ingresar a cada producto para asignarla.
El Error del IVA incluido en el precio – cómo corregirlo.
Muchas tiendas WooCommerce muestran los precios con IVA incluido sin configurarlo correctamente. La factura electrónica exige que el IVA aparezca desglosado explícitamente: base gravable + IVA = total. Si el precio en WooCommerce tiene el IVA incluido pero el campo de impuestos está en cero, la factura sale con IVA $0 lo cual es inválido ante la DIAN.
Para configurarlo correctamente ve a WooCommerce → Ajustes → Impuestos → «Precios ingresados con impuesto» → seleccionar «Sí, voy a introducir los precios con impuestos incluidos» si así tienes tus productos. WooCommerce calculará y desglosará el IVA correctamente en la factura pero al cliente le mostrara el producto con el impuesto incluido como es de costumbre.
Algunos errores comunes al configurar la facturación electrónica en WooCommerce
La resolución de facturación esta vencida o el número es incorrecto
La DIAN te asignara una resolución de facturación lo que se traduce en un margen de números para poder ser utilizados, esta tiene una vigencia determinada. Si vence o el número está mal ingresado en el plugin, la DIAN rechaza todas las facturas. Verificar en MUISCA (DIAN) que la resolución sigue vigente y que el número coincide exactamente con el configurado en el plugin.
El cliente no recibe la factura via email
Es la causa más frecuente, el servidor de hosting bloquea los emails transaccionales de WooCommerce. Si las facturas se generan correctamente en el plugin pero no llegan al cliente, el problema es el email, no la facturación. Instalar un gestor de emails en tu servidor como WP Mail SMTP y configurar un servidor SMTP dedicado (Gmail, SendGrid, Mailgun) para garantizar la entrega.
El campo de NIT no se mapea correctamente en el plugin
El plugin de facturación necesita leer el NIT ó Cédula del comprador desde el campo correcto del pedido. Si el campo se llama billing_nit en WooCommerce pero el plugin busca billing_document, la factura se genera sin identificación del receptor. Verificar en la configuración del plugin qué nombre de campo espera leer.
Algunas preguntas frecuentes de mis clientes en las consultorías
Si. La pasarela de pago y el sistema de facturación son independientes en WooCommerce, la pasarela procesa el pago y cuando el pedido pasa al estado Completado, el plugin de facturación se activa automáticamente independientemente de qué pasarela usó el cliente.
Esto va a depender del plugin y sus características, Alegra genera la nota de crédito electrónica automáticamente cuando procesas un reembolso desde el panel de WooCommerce. Verifica que el plugin que elijas soporte esta función antes de contratarlo, es obligatorio para cumplir con la DIAN.
El costo depende del proveedor tecnológico. Alegra tiene planes desde $74.900 COP/mes para facturación básica. Revisa su sitio web para ver los precios actualizados. El plugin de conexión con WooCommerce generalmente está incluido en el plan del proveedor.
Configurar la facturación electrónica en WooCommerce no es tan complicado como parece al principio. El proceso tiene una lógica clara: primero te habilitas ante la DIAN con el código 52, luego eliges tu proveedor (Alegra si empiezas desde cero, Siigo si ya lo usas para contabilidad), agregas el campo de NIT ó Cédula en el checkout, y configuras el IVA correctamente. Con eso en su lugar, cada pedido genera su factura sen automático, sin que tengas que intervenir manualmente.
Lo que sí requiere atención es hacerlo bien desde el principio. Una resolución vencida, un campo mal mapeado, o el IVA configurado sin desglose pueden generar facturas inválidas ante la DIAN sin que lo notes hasta que ya acumulaste varios pedidos con el error.
Si llegaste hasta aquí y tienes dudas sobre alguno de los pasos, o si encontraste un error en tu configuración que no está cubierto en este artículo, reserva una sesión de 30 minutos. Reviso el estado actual de tu tienda y te digo exactamente qué necesitas corregir según tu caso específico.
